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SAGE-KA: The Early Years

von Jochen Topf

Nachdem Wolfgang Sachs im letzten Jahr den Anstoß zur Gründung einer deutschen SAGE (System Administrators' Guild, nach dem Vorbild der amerikanischen SAGE, einer Gruppe innerhalb der USENIX) gegeben hatte, wollten wir Karlsruher uns auch daran beteiligen. Uns schwebte ein lokales, regelmäßig stattfindendes Treffen mit Vorträgen vor. Dies sollte zum "Networking" im lokalen Bereich beitragen. Karlsruhe hat - vor allem im Internet-Bereich - eine Menge IT-Firmen vorzuweisen, so dass sich genügend Leute finden lassen sollten, die an einem solchen Treffen Interesse haben.

Erstes Treffen: SAGE? Was ist das überhaupt?

Dabei hat sich das im folgenden beschriebene Konzept herauskristallisiert, das sich dann auch in der Praxis bewährt hat.

Alle zwei Monate gibt es ein Treffen an einem Abend unter der Woche. Sich häufiger zu treffen, wäre vielleicht besser, erfordert aber auch mehr organisatorischen Aufwand. Besonders dann, wenn man auch ein Programm mit Vorträgen und Diskussionen bieten möchte.

Deswegen haben wir uns dafür entschieden, Firmen oder die Universität und ähnliche Einrichtungen nach Räumlichkeiten zu fragen. Gerade Universitäten haben ausreichend Räumlichkeiten, die man in der Regel auch problemlos verwenden kann, wenn sich jemand aus der Universität zur Organisation bereit erklärt. Immer wechselnde Orte sind zwar schwieriger zu organisieren, aber interessanter, und es hat sich gezeigt, dass man dadurch auch mehr Leute initial ansprechen kann: Viele Mitarbeiter einer Firma erfahren erst so von der Veranstaltung.

Auf jeden Fall sind Besprechungsräume besser geeignet als Restaurants oder Ähnliches, weil benötigtes Equipment schon vorhanden und meist auch mehr Platz ist. Restaurants haben oft eine starre Sitzordnung, man spricht den ganzen Abend nur mit den wenigen Sitznachbarn. Ausreichend große Besprechungsräume, vielleicht mit einem Vorraum, erlauben die räumliche Trennung von Vorträgen und Pausen, die Teilnehmer werden gezwungen aufzustehen und durchmischen sich dabei.

Um den großen Abstand zwischen den Veranstaltungen auszugleichen, sollten die Abende selbst dann etwas länger werden. Ein Treffen beginnt um 18:00 Uhr und dauert etwa drei bis vier Stunden. In dieser Zeit bieten wir zwei Vorträge mit anschließender Diskussion. Statt eines Vortrags kann man natürlich auch andere "Events" ansetzen, wie zum Beispiel unsere "sagetalk" Talkshow, über die Frederik Ramm im folgenden Artikel berichtet.

Vor dem ersten Vortrag planen wir eine halbe Stunde ein, in der die Teilnehmer langsam eintrudeln, sich etwas zu trinken nehmen und alte Bekanntschaften erneuern können. Zwischen den beiden Vorträgen gibt es dann eine große Pause von ca. 30 Minuten mit einem kleinen Imbiss. Die Pause sollte so lange bemessen sein, dass die Teilnehmer die Chance haben, sich in Ruhe zu unterhalten.

Von Anfang an versuchten wir, die lokalen Firmen einzubinden. Wir fragten nach Räumlichkeiten für die Veranstaltung selbst und nach Sponsoring für die Getränke und den Imbiss für die Pause. Sozusagen als Gegenleistung erhalten die Firmen die Chance sich den Teilnehmern kurz vorzustellen. Dabei haben wir allerdings darauf bestanden, dass die Vorstellung von einem Mitarbeiter aus der Technik kommt und nicht vom Marketing. Bei manchen Firmen konnten wir dann noch eine Führung durch interessante Teile des Firmengebäudes, wie etwa durch ein Rechenzentrum, bekommen.

Zum Abschluss des Abends gehen normalerweise noch einige Teilnehmer einen trinken oder eine Kleinigkeit essen. Dazu haben wir in der Regel in einem nahen Restaurant oder einer Kneipe einen Tisch bestellt. Die meisten wollen um 21 oder 22 Uhr dann heim zu Frau und Kind, aber es finden sich immer noch ein paar, die noch weiterziehen. Die interessantesten Gespräche finden oft hier statt, in kleinerer Runde und mit mehr Zeit.

Grillfest der SAGE: Viel Zeit zum Fachsimpeln

Ziel dieser Treffen ist natürlich, den Teilnehmern eine Weiterbildungsmöglichkeit zu bieten, vor allem aber auch das gegenseitige Kennenlernen, der Aufbau einer Community. Das hilft ganz praktisch zum Beispiel bei technischen und nicht-technischen Problemen am Arbeitsplatz oder bei der Jobsuche. Deswegen ist es wichtig, viel Zeit für Gespräche einzuplanen und auch mit Maßnahmen wie den Namensschildern dafür zu sorgen, dass die Teilnehmer leichter aufeinander zugehen können.

Die Vorträge sind trotzdem unverzichtbar. Sie geben den Teilnehmern einen Grund zu erscheinen. Bei einem "Nur-Stammtisch" ist es oft schwieriger, sich selbst, den Chef oder die Ehefrau davon zu überzeugen, dass sich ein Besuch lohnt. Das heißt nicht, dass man nicht auch Veranstaltungen ohne Programm organisieren kann. Vor allem dann, wenn man schon eine Gruppe zusammen hat, die sich gerne wieder sieht, ist so etwas sinnvoll. Neue Teilnehmer lockt man da aber eher nicht an. Ein Event ohne Programm hatten wir im Juli mit unserem Grillfest organisiert. Wir hatten Steaks, Würste und Getränke organisiert. Die Teilnehmerzahl lag zwar etwas niedriger als bei den anderen Treffen, das war aber sicher auch auf die Ferienzeit zurückzuführen.

Um besser planen zu können, insbesondere für Essen und Getränke, bitten wir die Teilnehmer um Anmeldung, bestehen aber nicht darauf. Zuerst ging das per E-Mail, inzwischen über ein Web-Interface (das gerne auch andere für ihre lokalen Veranstaltungen verwenden können, bitte beim Autoren melden). Die Anmeldung ermöglicht es uns auch, Namensschilder zu drucken. Selbst geschriebene sind häufig kaum zu entziffern, gedruckte machen da etwas mehr her. Namensschilder sind sehr wichtig, sie machen es den Teilnehmern einfacher, aufeinander zuzugehen. Praktisch ist es auch, dass man dadurch Leute, die man nur "aus dem Internet" kennt, direkt identifizieren kann.

Manche Firmen wollen auch Besucherausweise vergeben, bevor sie jemanden auf das Firmengelände lassen. Auch hier ist es sinnvoll, wenn man eine Anmeldeliste hat, dann kann der Pförtner das entsprechend vorbereiten, und es geht schneller bei der Ankunft.

Leibliches Wohl: Verpflegung satt ist vorhanden

Die Abschätzung der Teilnehmerzahl funktioniert übrigens erstaunlich einfach. Wir haben immer circa 10 - 20 % der Teilnehmer, die sich angemeldet haben, aber dann nicht auftauchen, und eine etwa gleich große Zahl von Leuten, die unangemeldet kommen. Zum abschließenden Kneipenbesuch kommen meist ca. 25 - 30 % der Teilnehmer.

Reklame haben wir bisher kaum gemacht. Die Ankündigungen sind auf der Webseite der GUUG zu finden und werden über die lokale Mailingliste und die allgemeine SAGE-Liste der GUUG verteilt. Ansonsten geht das über Mund-zu-Mund-Propaganda. Sicher hilfreich war auch, dass wir zu Anfang eine Liste von ca. 50 Leuten zusammengestellt hatten, die uns persönlich bekannt waren und die der Grundstein für die Mailingliste wurde. So sind wir recht einfach und schnell über die erste Hürde hinweggekommen, eine Veranstaltung mit so vielen Teilnehmern auf die Beine zu stellen, dass man nicht jedes mal wieder zittern muss, ob überhaupt jemand kommt.

Unsere Veranstaltung hat wesentlich mehr Teilnehmer angezogen, als wir es uns in unseren wildesten Träumen vorgestellt hatten. Zur vollsten Veranstaltung waren circa 85 Menschen erschienen, es scheint sich nun aber eher auf 50 - 60 einzupendeln. Insgesamt waren 169 verschiedene Personen auf mindestens einer der sechs Veranstaltungen bisher. 58 davon auf drei oder mehr Treffen, 7 auf allen Treffen. Die Anzahl der Leute, die nur auf einem Treffen waren ist mit 92 recht hoch. Allerdings ist deutlich zu sehen, dass aus der gastgebenden Firma immer eine Menge Mitarbeiter kommen, die nur mal so reinschnuppern wollen. Über diese Zahlen verfüge ich, weil bei jeder Veranstaltung eine Liste ausliegt, auf der sich die Teilnehmer eintragen. So haben wir eine minimale Erfolgskontrolle und bauen mit der Zeit ausserdem eine Liste von Interessenten auf, die man dann auch bei weiteren geplanten Veranstaltungen anschreiben kann.

Für die Organisation haben wir eine Checkliste zusammengestellt, die die Vorbereitung und Durchführung eines Abends betrifft. Dort ist alles aufgeführt, von der Suche nach einem Vortrag über die Ankündigung und Anmeldung bis zum Aufbau vor Ort und der Durchführung. Damit bewaffnet ist es nicht sehr schwer, so ein Treffen aufzuziehen. Und wenn man es ein paar Mal gemacht hat und man ein paar Leute hat, die mit anpacken, dann geht das eigentlich recht schnell und problemlos.

Um so eine Veranstaltung auch über längere Zeit durchzuhalten, braucht man möglichst viele Leute, die mithelfen, die Events zu organisieren, und natürlich auch welche, die die Vorträge halten. Wir haben von Anfang an versucht, die Organisation auf möglichst viele Schultern zu verteilen, was auch ganz gut geklappt hat. Wenn man Leute direkt fragt, ob sie einen bestimmtem Part übernehmen wollen, dann sagen sie auch erstaunlich häufig zu. Nicht sehr vielversprechend hingegen ist der allgemeine Appell an alle, doch etwas zu tun. Dann fühlt sich keiner angesprochen, und es kommt nichts dabei heraus.

SAGE-Vorträge: Immer gut besucht

Die Vortragenden haben wir bisher fast ausschließlich aus unserer Mitte rekrutiert. Eigentlich hat jeder irgendein Fachgebiet oder Steckenpferd, über das er etwas erzählen kann. Schwierig ist es nur, die Leute davon zu überzeugen, dass das Thema interessant genug ist und dass sie ihre Zeit für die Vorbereitung opfern sollen. Hier muss man halt öfter mal mit etwas Nachdruck nachfragen, dann klappt auch das. Vorteil ist natürlich, dass ein Vortragender aus der eigenen Gruppe nichts kostet und es auch den Zusammenhalt der Gruppe stärkt, wenn man sieht, dass die Referenten ganz normale Kollegen sind.

Für die Zukunft wollen wir aber auch versuchen, immer mal wieder Referenten von außerhalb einzuladen. Das schafft die Möglichkeit Themen anzusprechen, die man sonst nicht abdecken kann, und natürlich zieht ein bekannter Name auch mehr.

Wer sich weiter über unsere Aktivitäten informieren möchte, der sollte einfach mal auf der Webseite der Karlsruher SAGE (http://www.guug.de/lokal/karlsruhe/) oder natürlich bei einem unserer Treffen vorbei schauen.

Ich würde mich auch freuen, wenn der eine oder andere durch diesen Artikel dazu angeregt würde, selbst so ein Treffen auf die Beine zu stellen. Natürlich muss das nicht genau in dieser Form stattfinden. Es gibt viele mögliche Modelle, die alle ihre Vor- und Nachteile haben. Jede Gruppe muss sich da heraussuchen, was zu ihr passt. Die GUUG und auch ich persönlich wollen Euch gerne bei der Organisation solcher Treffen unterstützen. Wir denken zur Zeit darüber nach, wie wir am besten helfen können zum Beispiel durch Vermittlung von Referenten, Räumlichkeiten und Kontakten oder die Weitergabe von Erfahrungen wie in diesem Artikel. Im Moment gibt es noch keine Datenbank oder ein organisiertes Vorgehen, aber wir werden trotzdem helfen, wo wir können. Eine Checkliste für die Organisation eines solchen Treffens habe ich auf der GUUG-Homepage bereitgestellt, vielleicht hilft das dem einen oder anderen weiter. Nicht zu ersetzen bleibt aber in jedem Fall das Engagement einiger Leute vor Ort.

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Frühjahrsfachgespräch 2017
21. bis 24. März 2017 an der TU Darmstadt
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